الشركات الأكثر نجاحا هي الشركات الأكثر استخداما واستفادة من الأدوات والمزايا التي توفرها التكنولوجيا، فمنذ بداية الثورة الصناعية، انتبه أصحاب المصانع والمعامل الكبرى إلى دور التكنولوجيات في رفع وتحسين الإنتاجية.
غير أن الإشكال الكبير الذي كان سابقا هو صعوبة الاستفادة من هذه الأدوات التكنولوجية، فبالنظر إلى كلفتها الباهظة آنذاك وتعقيداتها التقنية، لم تكن متاحة إلا للمحظوظين من أصحاب رؤوس الأموال الكبير.
اليوم، لم تعد هذه المشاكل مطروحة تقريبا، يكفي فقط أن تكون متابعا ومنفتحا على التطورات التكنولوجية ومستعدا لاقتناص الفرص التي تتيحها للجميع بتكلفة أقل ودون تعقيدات كبيرة.
علاقة التكنولوجيا برفع كفاءة وإنتاجية الشركات الصغرى:
يعتمد رفع كفاءة وإنتاجية الشركات بشكل عام على مدى قوة تناسقها الداخلي الذي يؤثر بشكل مباشر على سمعتها وتموقعها خارجيا، وهو ما يتطلب اتصالا مستمرا وتعاونا فعالا بين العاملين لأداء وظائفهم بكفاءة وسرعة.
غير أن الرهان على السرعة فقط قد يؤدي إلى التخلي عن الجودة وبالتالي ضرب سمعة الشركة، وهنا تأتي التكنولوجيا بمجموعة من الحلول والأدوات التي تساعد على توفير الوقت والجهد مع الحفاظ على الجودة في الوقت نفسه.
بحيث تسمح التكنولوجيا للعاملين بأداء وظائفهم في مدة زمنية أقل وبكفاءة أعلى عبر مجموعة من الأدوات مثل جداول البيانات، وأدوات معالجة البيانات، وبرامج المراسلة الفورية وعقد الاجتماعات عن بعد، ومؤتمرات الويب، وغرف الفرق، وغيرها.
بالإضافة إلى ذلك، أدى الابتكار التكنولوجي إلى ظهور مجموعة من أذكى تطبيقات الأعمال، كتلك المتعلقة بإدارة علاقات العملاء، وتخطيط موارد المؤسسات، وأنظمة الموارد البشرية، وإدارة المخاطر، والقيام باستطلاعات الرأي والدراسات الاستقصائية ومنصات التفكير…
تسمح هذه الابتكارات بالتقليل من الأعمال والوظائف الروتينية التي تستغرق الوقت وتستنزف الجهد، وبالتالي يمكن توفير هذه الطاقة وهذه الموارد البشرية للقيام بأعمال أكثر إنتاجية وإبداعا.
قائمة المحتويات:
البيئة التنافسية:
أن تكون شركتك ناجحة يعني أن تكون متموقعة بشكل جيد بين المنافسين، غير أن الحصول على هذه الميزة التنافسية ليست بالأمر السهل؛ إذ يتعين عليك زيادة الكفاءة والإنتاجية إلى أقصى حد، وهو ما لا يمكن تحقيقه إذا كان المنافسون يعتمدون بعض الحلول التكنولوجيا في الوقت الذي لا تستفيد منها شركتك.
ففي البيئة التنافسية للشركات الصغرى والناشئة، تعد الاستفادة من التكنولوجيا أمرا بالغ الأهمية لتعزيز الكفاءة والإنتاجية؛ إذ يوفر التقدم التكنولوجي أدوات وحلول قيمة ومبتكرة يمكن أن تحدث ثورة في طريقة عمل الشركات، عبر تسخيرها والاستفادة منها لتبسيط العمليات وأتمتة المهام الروتينية وتحسين سير العمل.
من جهة أخرى، يجب أن تظل الشركات مرنة ومستعدة للتكيف مع الأدوات والاتجاهات التكنولوجية الجديدة للحفاظ على موقع متقدم بين باقي المنافسين وتحقيق النمو المستدام.
4 مزايا توفرها التكنولوجيا لنمو الشركات الصغرى:
سنعرض فيما يلي أهم أربع طرق فعالة للاستفادة من الفرص التي توفرها التكنولوجيا للشركات الصغرى:
1. سلاسة التواصل والتعاون
يعد التواصل الفعال والتعاون السلس أمرا ضروريا لنجاح أي شركة صغرى. في هذا السياق، يمكن استحضار بعض البرامج والتطبيقات الشهيرة مثل Slack أو Microsoft Teams أو Zoom.
تسمح هذه التطبيقات بالمراسلة الآنية ومشاركة الملفات وعقد مؤتمرات الفيديو والويبينارز… مما يتيح لأعضاء فرق العمل التواصل والتعاون دون عناء أو اعتبار للمسافات وفضاءات اللقاء المباشر.
توفر أيضا بعض منصات الاتصال مثل Google Workspace إمكانية الاشتغال على نفس المستند من طرف العديد من أعضاء فريق العمل في وقت واحد.
وبالتالي، لا تعود هناك حاجة إلى المراسلات الكثيرة أو تبادل رسائل البريد الإلكتروني، فضلا عن تجاوز مشاكل التحكم في الإصدار.
2. أتمتة المهام:
تساعد أتمتة المهام، وخاصة المهام الروتينية، في تحسين الكفاءة والمردودية بشكل كبير، فمن خلال الاستفادة من بعض أدوات الأتمتة، يمكن لأصحاب الشركات تبسيط مجموعة من العمليات.
ويشمل ذلك إدخال البيانات وتحليلها، وإنشاء التقارير ودعم العملاء، فمن خلال أتمتة هذه المهام الروتينية، يمكن للشركات الصغرى توفير الوقت والجهد والموارد المكلفة أحيانا، مما يسمح للموظفين بالتركيز على المسؤوليات الأكثر أهمية وإنتاجية.
وفيما يلي أهم مزايا الأتمتة أو التشغيل الآلي للمهام:
- الإنتاجية: يمكن أن تؤدي أتمتة المهام المتكررة مثل إدخال البيانات والجدولة وإدارة المستندات إلى توفير وقت الموظفين، مما يسمح لهم بالتركيز على المهام الأكثر أهمية وذات القيمة المضافة.
- الدقة: تقلل الأنظمة الآلية من فرص حدوث الأخطاء والتناقضات التي يمكن أن تحدث عند إدخال البيانات يدويا أو القيام ببعض المهام الدقيقة الأخرى.
- التواصل: تعمل أدوات التشغيل الآلي على تسهيل مشاركة وتبادل المعلومات والمستندات داخل الأقسام وفيما بينها، مما يؤدي إلى تحسين العمل الجماعي والتعاون.
- الكفاءة: يمكن لأدوات التشغيل الآلي تبسيط العمليات، مما يقلل الوقت والجهد والتكاليف اللازمة لإنجاز المهام.
- إدارة متطورة للبيانات: توفر أدوات التشغيل الآلي موقعا مركزيا لتخزين البيانات وإدارتها، مما يسهل على الموظفين الوصول إليها واسترجاعها بسهولة.
- سهولة الولوج إلى المعلومات: تسهل أدوات التشغيل الآلي الوصول إلى المعلومات ومشاركتها، حتى عن بعد، وهو أمر مهم بشكل خاص للمؤسسات التي لديها فرق عمل عن بعد أو موظفين يعملون من المنزل.
- المرونة: يمكن تخصيص أدوات التشغيل الآلي للمكاتب لتناسب الاحتياجات المحددة للمؤسسة، مما يجعلها أكثر مرونة في مواجهة التغييرات والمتطلبات الجديدة.
- الأمان: يمكن لأدوات التشغيل الآلي توفير أمان أفضل للمعلومات الحساسة، ومساعدة المؤسسات على تلبية متطلبات الامتثال التنظيمي.
3. تحليل البيانات والاتجاهات
إذا تم التعامل مع البيانات بالشكل الصحيح والمفيد، فقد تتحول إلى أحد الأصول القيمة للشركات الصغرى والناشئة؛ حيث توفر رؤى دقيقة حول سلوك العملاء واتجاهات السوق والكفاءة التشغيلية.
وبالتالي، إذا تم استخدام أدوات تحليل البيانات المناسبة، ستتمكن الشركات من استخلاص معلومات قيمة وذات معنى، مما سيساعد على اتخاذ قرارات أكثر صوابا وفعالية.
4. إدارة المخاطر
تعمل الشركات الصغرى غالبا في بيئة شديدة التنافسية ومليئة بالاحتمالات والمخاطر، وبالتالي يصبح اعتماد استراتيجية ما لإدارة المخاطر مسألة نجاح وبقاء أو فشل وخسارة.
في هذا الصدد، يمكن للتكنولوجيا أن توفر مجموعة من الأنظمة المبتكرة التي تساعد على إعداد استراتيجيات فعالة لتحقيق أقصى قدر من المكاسب مع تقليل الخسائر والحفاظ على نهج منضبط ونمو مستدام.
يساعد تبني هذا النوع من الأنظمة الشركات الصغرى على تخصيص الموارد بشكل استراتيجي، وزيادة فرص نجاحها ونموها باستمرار، وجعل المخاطر محسوبة ومتحكم فيها.
المصدر: dataconomy.com
اقرأ أيضا:
